Generator de Facturi Gratuit (PDF)

Ce este un generator de facturi? (Tot ce trebuie să știi)

Un generator de facturi este un instrument online care permite întreprinderilor mici, liber-profesioniștilor sau antreprenorilor să genereze rapid facturi cu câteva clickuri. Funcția generatorului de facturi permite formatarea, structurarea și conținutul standard, cu consecința că procesul general de facturare este realizat eficient și rapid.

Acest tip de program oferă mai multe tipuri de facturi care pot fi selectate în funcție de tematica contabilă a afacerii. Singurul scop al generatorului de facturi este de a accelera și standardiza funcțiile de facturare. Cu toate acestea, generatorul de facturi este distinct de programul de facturare. Diferența dintre cele două poate fi evidențiată în următorul tabel:

Program de facturare(încercați gratuit)	Generator de facturi
Programul de facturare vine cu statistici detaliate și module operaționale integrate. Prin urmare, utilizatorii pot vedea analize care vor ajuta la înțelegerea afacerii și la procesul de luare a deciziilor.	Generatorul de facturi nu conține statistici și module operaționale integrate. Acest program este conceput doar pentru a genera factura.
Programul de facturare vine cu capacitatea de a stoca informații legate de clienți (bază de date). Informații precum numele și adresa clientului pot fi preluate în momentul generării facturilor.	Generatorul de facturi nu are capacitatea de a stoca datele clienților. Acest lucru înseamnă că va trebui să ții manual evidența informațiilor legate de client.
Facturile recurente pot fi trimise cu ajutorul unui program de facturare. Poți marca o factură ca fiind recurentă pentru o zi, o săptămână, o lună sau un an și chiar poți selecta anumite zile personalizate.	Generatorul de facturi nu are capacitatea de a trimite facturi recurente. De fiecare dată când va fi necesară trimiterea unei facturi, aceasta va trebui introdusă manual.
Programul de facturare dispune de un modul de inventariere. Acest lucru înseamnă că poți gestiona și menține datele de inventar odată cu monitorizarea vânzărilor. De exemplu, dacă generezi o factură pentru 2 unități din produsul A, programul va scădea automat datele de inventar pentru produsul A.	Generatorul de facturi nu dispune de module de inventariere. Va trebui să actualizezi manual fișa de inventar după fiecare vânzare. Acest lucru s-ar putea dovedi a necesita mult timp.
Programul de facturare vine cu posibilitatea de a stoca datele într-un format reutilizabil. Facturile pot fi generate, trimise și stocate în sistemul de operare bazat pe cloud.	Generatorul de facturi nu stochează datele într-un format reutilizabil. Prin urmare, de fiecare dată când generezi o factură, este necesar să ai în vedere formatarea. Cu alte cuvinte, funcția acestui program este limitată la generarea unei facturi în format PDF sau Excel.
Programul de facturare este susținut de un server de date bazat pe cloud. Acesta îți permite să salvezi datele operaționale.	Generatorul de facturi nu utilizează un server bazat pe cloud.

Programul de facturare este îndeajuns de sofisticat și are capacitatea de a ajuta întreprinderile să aibă module operaționale, cum ar fi cele de analiză și de luare a deciziilor. Acest lucru este diferit de programul de generare a facturilor, deoarece generatorul de facturi este limitat doar la generarea de facturi în format Excel sau PDF. Este important de reținut că ambele programe sunt resurse utile pentru afacere și aceasta este cea care va trebui să evalueze compatibilitatea de utilizare înainte de a alege între cele două.

În cele ce urmează se va discuta despre ce tipuri de afaceri ar trebui să opteze pentru un program de facturare și care ar trebui să aleagă un program de generare a facturilor.

Ce afaceri ar trebui să ia în considerare utilizarea generatorului de facturi?

Generatorul de facturi este potrivit pentru liber-profesioniștii independenți și IMM-urile care generează doar câteva facturi într-o lună dată. Motivul este că procesul de generare a facturilor cu acest program este comparativ mai lent. De asemenea, este necesar să se calculeze costurile din punct de vedere al timpului petrecut pentru trimiterea unei facturi și contabilizarea acesteia. De asemenea, va trebui să ajustezi manual inventarul și alte elemente odată ce vânzările au fost înregistrate. În schimb, programul de facturare este mult mai rapid, cu un cost de 23,60 lei pe lună. Va fi nevoie să iei în considerare și să compari costurile cu beneficiile și să continui cu alegerea logică.

Ce afaceri ar trebui să ia în considerare utilizarea programului de facturare?

Programul de facturare este organizat și îndeplinește rapid funcțiile, incluzând în același timp diferite module funcționale. Aceste module sunt integrate și duc la o mai mare eficiență a operațiunilor de afaceri. De exemplu, dacă înregistrezi vânzări, modelul de inventar este actualizat automat. Acest program de facturare ar fi ideal pentru întreprinderile care trimit zilnic mai multe facturi. De asemenea, este potrivit pentru o afacere cu venituri recurente. Să luăm exemplul unei firme care se ocupă cu investiții imobiliare. În acest tip de industrie, firma trebuie să colecteze veniturile din chirii de la aceiași chiriași și la aceeași dată specifică. Configurarea facturilor recurente cu ajutorul acestui program va duce la rapiditatea colectării și, în general, la o eficiență mai mare a afacerii.

Alegerea între cele două programe diferite depinde de nevoile tale. Dacă în afacerea ta de zi cu zi intenționezi să execuți diferite funcții operaționale cu ajutorul programului, atunci este firesc să optezi pentru programul de facturare. Cu toate acestea, dacă intenția este de a utiliza un program limitat doar la trimiterea facturilor, atunci generatorul de facturi este o alegere mai înțeleaptă.

Dacă decizia ta este să optezi pentru generator de facturi, iată câțiva dintre factorii care trebuie avuți în vedere:

Cum alegi cel mai bun generator de facturi

Există mai mulți factori care trebuie avuți în vedere înainte de a selecta generatorul de facturi. Acești factori includ, simplitatea (ușurința în utilizare), capacitatea de a genera diferite documente, cum ar fi facturi proforme, oferte de preț, posibilitatea de utilizare pe mobil și dacă poate fi folosit atât pe PC, cât și pe Mac. În cele ce urmează vor fi discutate detaliile aferente:

• Simplitatea

  Aici vine în ajutor generatorul de facturi. Este ușor să introduci pur și simplu datele de fiecare dată când trebuie să generezi factura. Rezultatul obținut este că programul e ușor de folosit, iar timpul de facturare poate fi redus considerabil.

• Posibilitatea de a genera documente

  Generatorul de facturi este capabil să producă și alte documente de afaceri similare, cum ar fi facturi proforme, note de debit sau de credit și multe altele. Într-o întreprindere mică, s-ar putea să nu fie nevoie frecventă de aceste documente, totuși, pentru a evita o potențială problemă, dacă ai nevoie să obții aceste documente, e util să ai posibilitatea de a le genera în caz de nevoie.

  În mod similar, programul ar trebui să poată fi compatibil cu toate sistemele de operare diferite, inclusiv Mac, mobil și PC.

  Cea mai avantajoasă calitate legată de generatorul de facturi este faptul că e gratuit. În ciuda faptului că nu există niciun cost, caracteristicile pot fi limitate.

În schimb, programul de facturare vine cu funcții sofisticate și module integrate. Unele dintre aceste module funcționale vor fi discutate după cum urmează:

• Modul de facturare

  Acest modul este capabil să trimită facturi, să ajusteze soldurile creanțelor, să trimită memento-uri, oferte de preț, precum și note de debit și de credit.

• Modul de gestionare a clienților

  Acestul este unul dintre cele mai importante module, fiind capabil să gestioneze clienții.

• Modul de gestionare a inventarului

  Cu acest modul se poate realiza gestionarea stocului și aprovizionarea pentru inventarul învechit.

• Modul de facturare recurentă

  Acest modul are capacitatea de gestionare a facturării recurente, posibilitatea de a crea și trimite automat facturi clienților tăi lunar sau anual.

Concluzie

Generatorul de facturi este un instrument gratuit care e utilizat în general de către liber-profesioniști și întreprinderi mici pentru a genera facturi. Acest program nu stochează facturile în formate reutilizabile și nu dispune de module avansate. Nu există posibilitatea de a emite facturi recurente, nu există o bază de clienți, nu există un modul de facturare sau alte caracteristici avansate. Programul se limitează la generarea de facturi în format Excel sau PDF.

În cazul în care o întreprindere se întreabă dacă să aleagă un program de facturare sau un generator de facturi, principalul factor care trebuie luat în considerare este dacă nevoiele sale sunt complexe și avansate. Dacă da, atunci este indicat să alegi programul de facturare. Acest program permite ca procesul de facturare să fie rapid și simplificat, deoarece sunt încorporate module funcționale care asigură eficiența operațională. Cu toate acestea, este necesar să suporți un cost de 23,60 lei pe lună pentru a utiliza acest program.

Dacă o întreprindere înclină să aleagă generatorul de facturi, decizia va depinde de faptul că există o ușurință în utilizare și are, de asemenea, capacitatea de a emite și alte documente, cum ar fi facturile proforme, ofertele, estimările, notele de debit și notele de credit.

Întrebări frecvente

Ce este un generator de facturi PDF?

Este un program care generează facturi în format PDF. Avantajul legat de trimiterea fișierelor de tip PDF constă în faptul că acestea sunt disponibile instantaneu pentru a fi trimise prin intermediul unui atașament de e-mail.

Ce este un program generator de facturi Excel?

Este un generator de facturi care produce facturile în Excel. Principalul beneficiu al unei facturi în format Excel este că poate fi modificată în funcție de nevoile tale. Totuși, ca o paranteză, o factură trimisă în format PDF lasă o impresie mai bună decât o factură în Excel.

Cine ar trebui să folosească generatorul de facturi?

Generatorul de facturi ar fi ideal de folosit de către liber-profesioniștii și întreprinderile mici care generează doar câteva facturi într-o anumită perioadă de timp. Acest lucru se datorează faptului că aceste sisteme sunt relativ mai lente și necesită energie. Dacă în cadrul activității afacerii există necesitatea de a trimite frecvent facturi, atunci este mai benefică utilizarea unui program de facturare.

Generatorul de facturi este gratuit?

Generatorul de facturi este gratuit, însă dezavantajul este că ar trebui să fie folosit în mod ideal doar de întreprinderile mici care trimit doar câteva facturi într-o anumită perioadă. Nu ar trebui să fie ales pentru a fi folosit dacă se dorește accesarea unor module avansate și integrate de contabilitate. În schimb, ar trebui ales programul de facturare, deoarece acesta se ocupă de funcții avansate, cum ar fi inventarierea, gestionarea clienților, facturile recurente și întocmirea de rapoarte.

Cum se emite o factură pentru o companie

În calitate de proprietar de afacere, este necesar să țineți evidența serviciilor sau produselor pe care le prestați clientului dumneavoastră. Acest lucru înseamnă să notați prețul, cantitatea, metoda de plată și alte detalii asemănătoare.

Folosirea facturilor este modalitatea perfectă de a avea toate detaliile esențiale ale tranzacției dintre compania dumneavoastră și clientul dumneavoastră.

De asemenea, aceste facturi sunt utile și atunci când redactați raportul financiar, când faceți audituri, când depuneți declarații fiscale sau, în general, când faceți un bilanț al creșterii afacerii dumneavoastră. În plus, ele sunt dovezi tranzacționale atât pentru dumneavoastră, cât și pentru clientul dumneavoastră.

Emiterea unei facturi implică următorii pași:

Selectați un model de factură*

Alegerea modelului de factură potrivit depinde de serviciile pe care le oferiți sau de produsele pe care le vindeți. Este indicat să alegeți modelul care se potrivește cu tema afacerii dumneavoastră/identitatea de marcă, din punct de vedere al culorii, stilului și mărimii caracterelor.

O factură plăcută din punct de vedere estetic și cu un aspect profesional are mari șanse să contribuie la îmbunătățirea imaginii companiei dumneavoastră. De asemenea, ar trebui să fie clar încă de la configurare că este vorba de o factură atunci când clienții dumneavoastră o primesc. Acest lucru înseamnă să vă feriți de modelele inutile sau cu aspect excesiv.

Adăugați pe factură și logo-ul și sloganul companiei dumneavoastră. Nu aglomerați factura cu prea multe detalii. Păstrați-o simplă, precisă și veridică.

Adăugați produse sau servicii

Completați produsele sau serviciile asupra cărora ați convenit cu clientul în spațiile rezervate în acest sens pe factură. Dacă este nevoie, adăugați scurte descrieri ale serviciilor/produselor dumneavoastră, doar atât cât să le permiteți clienților să știe pentru ce plătesc.

Asigurați-vă că detaliile despre ceea ce oferiți sunt corecte pentru a preveni întrebările din partea clienților sau stresul inutil. Detaliile incorecte ale serviciilor sau produselor dumneavoastră ar putea duce la întârzieri în efectuarea plăților, la o relație tensionată cu clienții și la îngreunarea generală a afacerii dumneavoastră.

Includeți detalii importante (detaliile companiei dumneavoastră, detaliile de plată și detaliile clientului)

Atât detaliile companiei dumneavoastră, cât și detaliile clientului trebuie să fie clar precizate pe factură. Termenii conveniți ai tranzacției dumneavoastră ar trebui, de asemenea, să fie corect completați în factură.

Iată o listă cu ceea ce ar trebui să figureze pe factură:

• Detaliile societății și adresa clientului dumneavoastră
• Detaliile, adresa și informațiile de contact ale societății dumneavoastră înregistrate
• Metode de plată
• Data facturii
• Data scadenței plății
• Costul total al serviciului/produselor livrate plus TVA. În cazul în care s-a oferit vreo reducere, notați-o și pe aceasta

Înregistrați un cont

Programul nostru de facturare are toate cerințele necesare pentru facturare de care aveți nevoie. Modelele noastre de factură sunt realizate cu profesionalism și cu atenție pentru a vă face facturarea ușoară și fără probleme. Oferim servicii de facturare flexibile, inteligente și eficiente prin intermediul programului nostru. Tot ce trebuie să faceți este să vă înregistrați gratuit și să ne lăsați să ne ocupăm de facturile dumneavoastră astăzi.

*Opțiunea este disponibilă doar pentru utilizatorii înregistrați.